مدیریت خرید و فروش
نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و مدیریت منابع سازمان (ERP) جدا از یکدیگر معنایی پیدا نمی‌کنند. از دیرباز، CRM به‌منزله گرداننده و خط مقدم و ERP پشت جبهه سازمان‌ها بوده‌اند؛ اولی عمدتا مورداستفاده کارکنان بخش بازاریابی و فروش قرار می‌گرفته، درحالی‌که دومی در پشت‌صحنه قرار داشته و مورداستفاده آن برای کاربران ممتاز مالی یا مدیران اجرایی ارشد بوده است. شرایط همواره در حال تغییر است و فاصله میان این دو راهکار بسیار خط باریکی است. در حال حاضر، شرکت‌ها می‌توانند با تبادل یکپارچه اطلاعات میان دو سیستم، برای کسب‌وکار خود سودآوری به ارمغان بیاورند؛
فروش آنلاین شیوه‌ای مدرن برای فروش کالا و خدمات باقیمت‌های نسبتا پایین‌تر است. این سبک تجارت، روش کسب‌وکار بنگاه‌های اقتصادی و نحوه ارتباط آن‌ها با مشتریان را تغییر داده است. تقریبا برای همه خرده‌فروشان، داشتن فروشگاه آنلاین یک نیاز ضروری محسوب می‌شود. فروشگاه‌های آنلاین مزایای متعددی برای فروشندگان و مشتریان دارند. البته، در صورت عدم یکپارچگی فروشگاه با سیستم ، مدیریت آن می‌تواند برای فروشنده کاری دشوار توام با استرس باشد.
دلایل اهمیت یکپارچگی سیستم فروش با نرم‌افزار ERP
معمولا، صاحبان کسب‌وکارها به دلیل هزینه بالا و توقفاتی که تغییر سیستم‌های فعلی برای آن‌ها به همراه دارد، نیاز به یکپارچه‌سازی سیستم فروش آنلاین خود را نادیده می‌گیرند. این در حالی است که با توجه به گرفتن تاثیر این یکپارچگی بر فرایندهای سازمانی و تجربه مشتریان، تقبل چنین هزینه‌ای منطقی به نظر می‌رسد.
زمانی که کانال‌های فروش را با سیستم ERP خود یکپارچه می‌کنید، قادر خواهید بود خود را به‌عنوان یک کسب‌وکار مجرب و حرفه‌ای به مشتریان معرفی کنید. اطلاعات کلیدی از قبیل حمل‌ونقل کالا و ردیابی آن، ثبت سفارش، ثبت مشتری، نوع کالا و میزان موجودی در دستگاهی یکپارچه مدیریت شوند.
در حال حاضر، سیستم‌های یکپارچه‌ای وجود دارند که موجب مبادله خودکار این اطلاعات بین سیستم‌های شما می‌شوند؛ بنابراین، نیازی به واردکردن اطلاعات در چند سیستم به‌صورت دستی نیست.
ثبت سفارش‌های فروش به‌صورت دستی در سیستم ERP، کار دشوار و بسیار وقت‌گیری است. برای این کار ابتدا مجبورید اطلاعات مربوط به کالا را در نرم‌افزار اکسل (Excel) بروز کنید و سپس این اطلاعات را در سیستم فروشگاه فروش خود قرار دهید. چنانچه عادت دارید که عملیات کاهش موجودی را به‌صورت دستی در سیستم‌های خود پیاده‌سازی کنید یا اصلا قادر به انجام آن نیستید، ممکن است بیش از میزان موجودی فروش انجام دهید و به دلیل خودکار نبودن فرایندها، احتمال اشتباه بسیار بالا خواهد بود. برخی از این اشتباهات رایج عبارت‌اند از:
- ثبت آدرس اشتباه جهت ارسال محموله
- ثبت اشتباه میزان موجودی
- ثبت اطلاعات غلط یا ناقص درباره محصول یا عدم ثبت اطلاعات
به‌طور خلاصه می‌توان گفت، زمانی که سیستم فروش آنلاین با سیستم ERP شما یکپارچه نباشد، تجربه مشتریان و کل کسب‌وکار خود را در معرض خطر قرار می‌دهید.
مزایای یکپارچگی سیستم‌های فروش با سیستم ERP
1- کاهش تداخل اطلاعات، انجام کارها به‌صورت دستی و امکان بروز اشتباه
طراحی سیستم فروش آنلاین در سیستم ERP موجب یکپارچگی اطلاعات مربوط به پرداخت و حمل‌ونقل، سفارش‌های آنلاین و اطلاعات مشتریان می‌شود. همچنین، این امر موجب سهولت بارگذاری اطلاعات مربوط به کالا و میزان موجودی آن در پورتال فروش آنلاین می‌شود. بنابراین، یکپارچگی نیاز به واردکردن دوباره اطلاعات را از بین می‌برد. همچنین، موجب کاهش تداخل اطلاعات، واردکردن اطلاعات به‌صورت دستی و خطای انسانی می‌شود.
2- کاهش هزینه‌های عملیاتی
دسترسی درلحظه به اطلاعات سیستم فروش آنلاین به‌واسطه سیستم ERP، این امکان را فراهم می‌آورد تا مشتریان از آخرین وضعیت سفارش‌های و میزان موجودی مطلع شده و بتوانند به کمک کدهای ردیابی، محموله خود را ردیابی کنند. ورود خودکار اطلاعات به جلوگیری از اشتباهات، دوباره‌کاری و عقب ماندن سفارش‌های کمک می‌کند. به‌طورکلی، این موارد منجر به کاهش هزینه‌های عملیاتی می‌شوند.
3- افزایش بهره‌وری
سیستم‌های یکپارچه نقش مهمی در ساده‌سازی فرایندهای کسب‌وکار ایفا می‌کنند. این سیستم‌ها موجب کاهش دخالت منابع انسانی در فرایندها می‌شوند. سفارش‌های فروش آنلاین بلافاصله در سیستم ERP ثبت می‌شوند که این امر موجب می‌شود کاربر سیستم ERP بتواند در لحظه سفارش را بررسی کرده و فرایند موبوط به آن را آغاز نماید. بنابراین، یکپارچگی موجب کاهش مدت‌زمان چرخه سفارش می‌شود.
4- کاهش هزینه‌های انبارداری
کلیه اطلاعات مربوط به فروش آنلاین بلافاصله در سیستم ERP شما ثبت می‌شود. همچنین، موجودی کالا بر اساس مبادلات آنلاین به‌روزرسانی می‌شود. بنابراین، کاربران سیستم ERP می‌توانند با استفاده از اطلاعات بروز درباره میزان موجودی و فروش‌های آنلاین، خرید خود را به‌درستی برنامه‌ریزی کنند که درنتیجه آن، هزینه‌های انبارداری کاهش پیدا می‌کند.
5- افزایش رضایت‌مندی مشتریان
به‌روزرسانی آسان اطلاعات، ردیابی سفارش‌های و کنترل میزان موجودی با استفاده از سیستم‌های ERP موجب افزایش سطح رضایت‌مندی مشتریان خواهد شد.
6- ایجاد گزارش‌ها مالی در سیستم ERP
نرم‌افزارهای فروش آنلاین گزارش‌ها مالی فروش را تهیه می‌کنند. یکپارچگی سیستم فروش آنلاین با سیستم‌های ERP، با شفاف‌سازی اطلاعات مالی موردنیاز، در تهیه تراز آزمایشی، ترازنامه، گردش وجوه نقد و صورت سود/زیان به کسب‌وکارها کمک می‌کند.
7- کنترل بهتر کسب‌وکار
یکپارچگی فرایندهای فروش آنلاین با فرایندهای سیستم‌های ERP، به صاحبان کسب‌وکار در کنترل بهتر سازمان و درنتیجه افزایش سود رقابتی کمک می‌کند.
موارد ذکرشده مهم‌ترین مزیت‌های یکپارچگی سیستم فروش آنلاین با سیستم‌های ERP می‌باشند. درنتیجه، هر کسب‌وکاری برای موفقیت باید به این نکات توجه داشته باشد. به‌طورکلی، دسترسی به سفارش‌های و اطلاعات دقیق و بروز مشتریان، خدمات‌رسانی به آن‌ها را آسان‌تر می‌کند.